กลับมาแล้วครับ สำหรับบทนี้จะเป็นแนวทางปรึกษาเพื่อกำหนดแผนงานและแก้ไขปัญหางานที่เกิดกับโครงงานที่ปฏิบัติอยู่ โดยการดำเนินงานแผนระยะ 3-6 เดือน หากเป็นงานระยะสั้นไม่เกิน 1 เดือนจะเป็นแผนที่วางไว้แล้วและมีการติดตามรายวัน การแก้ปัญหาต้องทันที โดยกรอบที่วางไว้ไม่เกิน 1 สัปดาห์ต้องเผื่องานหลุดจากเป้าหมายที่กำหนดไว้
ในแต่ละโรงงานจะมีแผนซ่อมบำรุงประจำปีหรือ 2 ปีครั้งแล้วแต่กำหนด ส่วนระยะเวลาที่จะทำการซ่อมบำรุงนั้นขึ้นอยู่ว่าจะกำหนดแผนระยะสั้นหรือระยะยาว เป็นไปตามสัดส่วนที่กำหนดหรือการขยายขอบเขตประสิทธิภาพของอุปกรณ์ที่มีอยู่ให้ดีขึ้นตามความต้องการผลผลิตที่ออกมา
เรามาเริ่มที่แผนการประชุมแบ่งเป็น 3 ระยะดังนี้
1. กำหนดแผนงานและเป้าหมาย
- ขั้นเตรียมการเพื่อวางแบบแผนงานที่จะทำในระหว่างการซ่อมบำรุงหรือขยายประสิทธิภาพ
- กำหนดเป้าหมายของงานที่ทำว่าต้องการให้ผลผลิตที่่ออกมาเป็นรูปแบบใด
- กำหนดการทดสอบประสิทธิภาพการทำงานที่ได้ว่าตรงตามความต้องการหรือไม่
- กำหนดแผนสำรองเผื่องานที่ไม่ได้ตามที่คาดหวังไว้และสามารถทำเป้าหมายที่ต้องการได้อยู่
- มาตรการป้องกันความปลอดภัยก่อนเริ่มทำโครงการ
2. ติดตามการดำเนินงานและการแก้ไขปัญหา
- ขั้นตอนการติดตามและแจ้งผลการดำเนินการระหว่างปฏิบัติโครงการ
- แจ้งปัญหาที่ประสบเจอระหว่างปฏิบัติและหาแนวทางแก้ไข
- กำหนดวิธีการทำงานและมาตรการป้องกันความปลอดภัยที่เหมาะสมระหว่างปฏิบัติ
- กำหนดเครื่องชี้วัดประสิทธิผลและแนวทางการปรับปรุงประสิทธิภาพระหว่างปฏิบัติ
- หาแนวทางเผื่อเลือกสำหรับการปฏิบัติไม่เป็นไปตามแผนและปรับแผนงานตามสถานการณ์
3. สรุปผลการดำเนินงานและเสนอแนะแนวทางการป้องกันต่อไป
- ขั้นตอนการสรุปผลงานและเสนอแนะแนวทางปฏิบัติในโครงการต่อไป
- แจ้งผลการดำเนินงานทั้งหมดที่ทำและปัญหาที่ประสบเจอพร้อมแนวทางแก้ไข
- แจ้งประสิทธิผลการทำงานและการปรับปรุงประสิทธิภาพระหว่างปฏิบัติ
- แจ้งแผนงานที่ได้ทำไปและแนวทางการปฏิบัติที่เหมาะสม
- กำหนดแผนงานและแนวทางป้องกันความปลอดภัยในโครงการต่อไป
- สรุปบันทึกผลการประชุมและรายงานเอกสารให้ฝ่ายบริหารองค์กรต่อไป
จากแนวทางข้างต้นจะเห็นว่าเรามีแผนงานและแนวทางการปฏิบัติงานได้อย่างเหมาะสมแล้วแต่ความเป็นจริงอาจจะประสบพบเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดได้เสมอ ดังนั้นแผนสำรองจึงเป็นสิ่งสำคัญและมาตรการป้องกันต้องมีไว้ตลอด เพื่อไม่ให้เหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้นได้ ระหว่างปฏิบัติงานหากเราไม่คำนึงถึงผลที่จะตามมาว่าเราได้ทำอะไรผิดพลาดลงไปการกลับมาแก้ไขอาจจะสายไปแล้วก็ได้
ปัญหามีไว้ให้แก้ไข แต่หากขาดแผนงานและเป้าหมายที่ชัดเจน เราอาจจะแก้ไขไม่ถูกและแนวทางผิดขั้นตอนไปหมดทำให้มีผลกระทบต่อภาพรวม กระบวนการที่จะต้องทำในลำดับต่อมาต้องเปลี่ยนแนวทางไปได้ทั้งหมดก็เป็นได้ เราคือชิ้นส่วนหนึ่งของโครงการที่จะขับเคลื่อนให้งานสำเร็จได้ตามเป้าหมายที่วางไว้ หากขาดไปก็หาชิ้นส่วนใหม่มาทดแทนแต่จะดีเท่าที่เราทำหรือไม่เท่านั้นเอง
อย่าให้โครงการต้องหยุดชะงักเพราะความประมาทที่เราทำโดยไม่คาดคิดมันอาจจะส่งผลร้ายต่อผู้ร่วมปฏิบัติโครงการที่ต้องรับผิดชอบร่วมกันก็ได้นะ (T-T)
