8. บทแปด ส่งมอบรายงานและจัดเก็บเงินค่าเทอม

บทที่ 8. การส่งมอบรายงานและจัดเก็บเงินค่างวดโครงงาน(INVOICING & PAYMENT)

           ช่วงที่ผ่านมาเดินสายทำงานไปต่างจังหวัดต่างประเทศ หลายแห่งในประเทศเกิดโรงไฟฟ้าขนาดเล็กจนถึงขนาดกลางโดยเฉพาะภาคกลางและตะวันตกเชื่อมโยงท่อก๊าซธรรมชาติจากฝั่งพม่ากำลังเปิดลงทุนนิคมอุตสาหกรรมแห่งใหม่ น่าสนใจอาจจะคุ้นชื่อเมือง "ทวาย" จะแหล่งเส้นทางขนส่งจากยุโรปและเอเชียตะวันออกสู่อาเชียน(AEC) ในปีหน้าเราจะภูมิภาคเสรีการค้าและการลงทุนเต็มตัว ขอให้เตรียมพร้อมรับการแข่งขันให้มากขึ้น อาชีพที่อาศัยความรู้ชำนาญเฉพาะด้านที่จะต้องปรับตัวมากขึ้น โดยเฉพาะผู้รับเหมาช่างเทคนิคและวิศวกรช่างสาขาทั่วไป หากเจอบริษัทร่วมทุนต่างชาติจะนำบุคคลากรต่างอาชีพเฉพาะด้านเหล่านี้เข้ามาด้วย หากไม่ปรับตัวและเพิ่มทักษะเฉพาะด้านให้เก่งแล้วจะทำงานลำบากโดยเฉพาะการสื่อสารด้านภาษาจะทำให้การทำงานได้ง่ายขึ้น ต้องพยายามสู้ต่อไปนะพวกเราเพื่อความสำเร็จในวันข้างหน้า

            กลับมาเริ่มเรียนรู้กันต่อนะ ใกล้จะถึงสรุปบทสุดท้าย ตอนนี้เราจะให้แนวทางการสรุปส่งรายงานเพื่อส่งมอบงานให้จบโครงงานและการจัดการเรื่องการจัดเก็บเงินค่าเทอมตามงบประมาณโครงงานที่ตั้งเบิกไว้แต่เริ่มปฏิบัติงานในโครงงาน มาสู่ขั้นตอนดำเนินงานกัน

การส่งมอบรายงาน
องค์ประกอบรายงานต้องสมบูรณ์ ตามหัวข้อดังนี้
1. บทนำหรือคำนำ และวัตถุประสงค์- ส่วนนี้ต้องรายละเอียดงานที่น่าสนใจและสอดคล้องกับงานที่ทำ
2. สารบัญ และขอบเขตการดำเนินงาน- ส่วนนี้ต้องวางกรอบขั้นตอนการดำเนินงานที่ปฏิบัติมาได้ชัดเจน
3. แผนงานเปรียบเทียบ และผลการดำเนินงาน- เป็นการแสดงผลชี้วัดการปฏิบัติงาน ว่าสำเร็จลุล่วงไปได้มากน้อยแค่ไหนตามกรอบที่วางไว้
4. ข้อสรุปและคำชี้แนะการดำเนินงาน- แสดงผลสรุปการปฏิบัติงานว่าบรรลุวัตถุประสงค์ไว้หรือไม่และมีข้อปรับปรุงอันใดเพิ่มเติ่มที่ต้องดำเนินงานในครั้งต่อไปหากมีแผนที่จะทำในอนาคตหรือเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานที่เทียบเคียงกันได้ต่อไป
5. รูปภาพและเอกสารอ้างอิงประกอบ- ส่วนนี้จะแสดงหรือไม่ก็ได้เพียงแต่ต้องการความสมบูรณ์ของรายงานและข้อมูลเชิงวิชาการแสดงประกอบผลงานให้มีความน่าเชื่อถือและวัดผลได้ตามข้อมูลประกอบ

เบื้องต้นเป็นรายงานส่งมอบ ต่อไปจะเป็นข้อมูลประกอบผลงานเพื่อเรียกเก็บเงินชำระค่าเทอมดังนี้

เอกสารประกอบการวางบิล(invoicing)
1. ใบส่งมอบงาน- ผลสรุปการดำเนินงานจะมีหัวข้องานในโครงงาน ปริมาณงานและยอดเงินที่ทำได้
2. ใบสรุปผลการดำเนินงาน- แสดงรายละเอียดงานตามหัวข้องานในโครงงาน ปริมาณงานและยอดเงินที่ทำได้ หากดำเนินงานเป็นงวด(ราย 15วัน,เดือน,ไตรมาส) จะต้องแสดงปริมาณงานและยอดเงิน3ช่องเรียงลำดับดังนี้ 1.งวดที่ผ่านล่าสุด( Last Claim ) 2.งวดนี้( This Claim ) 3.งวดสะสม( Accum. Claim )
3. ใบอนุมัติสั่งซื้อตามคำขอโครงงาน- เป็นเอกสารประกอบราคาเปรียบเทียบใบส่งมอบงานโครงงาน
4. ใบวางบิลเก็บเงิน- แสดงบิลรายการเรียกรายละเอียดตามใบส่งมอบงานโครงงาน
5. ใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษี ,สำเนาบัญชีธนาคารเพื่อรับเงิน- เอกสารแสดงประกอบรับเงินในส่วนนี้จะส่งเอกสารตอนรับเงินตามกำหนดงวดจริง หากรับเป็นเช็คแต่หากรับเงินเข้าบัญชีต้องส่งมอบพร้อมใบวางบิลในงวดนั้นๆ

ทั้งหมดก็เป็นแนวทางปฏิบัติการส่งมอบงานและการวางบิลเรียกเก็บค่างวดโครงงาน หวังว่าทุกท่านจะได้รับประโยชน์ไม่มากก็น้อย ในขั้นตอนการปฏิบัติจริงจะได้เรียนรู้มากกว่านี้อีกมากอย่าท้อก่อนนะสู้ๆ
สำหรับบทนี้ก็จบเพียงเท่านี้ แล้วพบกันในบทสุดท้ายที่จะปิดภาคการศึกษาและประสบการณ์ชีวิตจะสอนท่านต่อไป จงอย่าหยุดที่จะเรียนรู้นะครับ

7. บทเจ็ด สรุปโครงงานและทำรายงาน

บทที่เจ็ด สรุปโครงงานและทำรายงาน

กลับมาแล้วครับ ห่างหายไปนานตอนนี้เดินสายดูงานหลายโครงการ โรงไฟฟ้ากำลังผุดขึ้นหลายที่
รองรับการใช้ไฟฟ้าในอนาคตและสำรองพลังงานที่ไม่แน่นอนอาจจะหมดได้ถ้าไม่วางแผนกำลังผลิตให้ดีพอและมีการตรวจซ่อมบำรุงอยู่สม่ำเสมอจึงเป็๋นสิ่งสำคัญที่หน่วยงานของ กฟผ. ต้องปฏิบัติเพื่ออนาคตของประเทศ ในฐานะผู้รับเหมางานต้องมีกำลังคนพร้อมที่จะรับงานได้ทุกที่และทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและคุณภาพที่ได้รับการไว้วางใจที่จะทำงานให้สำเร็จลุล่วงได้

สำหรับบทนี้ จะเป็นการสรุปงานที่ได้ทำมาว่าได้ตามแผนงานหรือไม่ และมีปัญหาใดที่ได้รับการแก้ไขบ้าง ปัญหาใดที่ยังค้างคาต้องตรวจสอบเพื่อซ่อมบำรุงต่อไปบ้าง องค์ประกอบการสรุปโครงงานมีดังนี้

1. บทนำ วัตถุประสงค์โครงงาน
2. แผนงานเปรียบเทียบ ระยะเวลาปฏิบัติงาน
3. รายละเอียดโครงงาน และผลงานที่ได้ทำไป
4. ผลสรุปโครงงาน และข้อเสนอแนะ (แนวทางการทำโครงงานในครั้งต่อไป)

ดูแล้วคล้ายกับรายงานเสนออาจารย์ประจำวิชาเลยนะ ก็แน่หล่ะนี่คือบททดสอบก่อนทำงานจริงนะ
ถ้าคุณส่งรายงานโครงงานผ่านก็เท่ากับคุณสามารถทำงานสำเร็จลุล่วงและเป็นที่ยอมรับได้

ขั้นตอนแรกในบทนำคือ การนำเสนอโครงงานที่จะทำให้อาจารย์ประจำวิชาโครงงานยอมรับตามแผนงานที่ได้ทำไปตามวัตถุประสงค์หรือไม่ ทำให้เป็นที่น่าพอใจหรือไม่ นั่นรายงานตามข้อเท็จจริงจากการปฏิบัติงานตามแผนงานที่ได้รับมอบหมาย ชี้นำการดำเนินงานที่ได้รับผลดีมากกว่าผลเสียให้มากที่สุด และแนวโน้มที่จะทำให้การดำเนินงานสำเร็จลุล่วงมากที่สุด โดยไม่ติดขัดอุปสรรคใดๆทำให้มองเป็นเรื่องเล็กไปเลยว่าสามารถแก้ไขปัญหาเหล่านั้นได้โดยไม่มองว่าเป็นอุปสรรคนั่นคือการนำเสนอโครงงานที่ชี้นำข้อดีมากกว่าข้อเสียนั่นเอง

ขั้นตอนที่สองในแผนงานคือ การเปรียบเทียบแผนงานที่กำหนดไว้กับการปฏิบัติงานโดยมีระยะเวลาที่สามารถปฏิบัติได้ตามแผนหรือดีกว่าแผนงาน หากมีความล่าช้าที่เกิดจากอุปสรรคที่ไม่สามารถจัดการได้ก็ต้องชี้แจงเปรียบเทียบและแนะแนวทางการวางแผนใหม่ในครั้งต่อไปในบทสรุปท้ายโครงงาน

ขั้นตอนที่สามในรายละเอียดโครงงานคือ การนำเสนอขั้นตอนการทำงาน และผลงานพร้อมแสดงประสิทธิผลของการปฏิบัติงานเพื่อเห็นภาพประกอบโครงงานที่ทำได้จริงและเป็นแนวทางการปฏิบัติงานในครั้งต่อไปได้ เหมือนคู่มือการทำโครงงาน โดยแจกแจงได้ดังนี้
1. ชื่อโครงงาน และแผนปฏิบัติงาน
2. อุปกรณ์และเครื่องมือปฏิบัติงาน
3. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
4. ผลการปฏิบัติงาน และภาพประกอบประสิทธิผลของโครงงาน

ขั้นตอนที่สี่ในบทสรุปท้ายโครงงานคือ การเสนอผลงานโดยย่อ และข้อดี ข้อเสียของโครงงาน อย่าลืมว่าต้องรายงานข้อดีมากกว่าข้อเสีย หากไม่มีก็ดีเลย และข้อเสนอแนะแนวทางการปฏิบัติงานในครั้งต่อไป ต้องชี้ให้เห็นว่าหากมีการทำโครงงานต่อไปควรจะต้องทำอะไรบ้าง และอะไรที่เป็นอุปสรรคที่ต้องได้รับการแก้ไขก่อนปฏิบัติงานในครั้งต่อไปบ้าง เพื่อทำให้โครงงานมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น การติดตามตรวจสอบก่อนเริ่มโครงงานนั้นควรต้องเตรียมทำอย่างไรบ้าง นั่นเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องทำเสมอเมื่อจะทำโครงงาน

ทั้งหมดนี้คือข้อปฏิบัติโครงงานที่เราควรจะทำกันครับ หวังทุกคนที่อ่านแล้วน่านำไปใช้ได้บ้าง
การทำรายงานเรามีพื้นฐานจากการทำงานส่งอาจารย์ประจำวิชาแล้วในชีวิตจริงก็ควรปรับใช้ให้เหมาะสมกับงานนะครับ

แล้วติดตามกันในบทต่อไปนะครับ ใกล้จะจบแล้วช่วงพักร้อนก็เข้ามาศึกษากันให้มากละกัน...see you again